POLÍTICAS DE TRATAMIENTO WEB

1.Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013,por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.


2.Definiciones

Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


3. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fineshistóricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el RegistroCivil de las personas


4.Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

  • Dirección: calle 77 # 13 47 oficina 303 BOGOTÁ D.C.,
  • Correo electrónico: servicioalcliente@asertempocolombia.com
  • Teléfono: 6401300


5.Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características de cada una de ellas.


6.Derechos de los Titulares

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con datos de terceros aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos se utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.


7. Coolies o web bugs

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.


8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

Derechos de quejas y reclamos:La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

-Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

-Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

-Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

-Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

-Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento


9.Atención a los Titulares de datos

El Oficial de Protección de Datos de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos

  • Telefono: 6401300
  • Correo   Electrónico:  servicioalcliente@asertempocolombia.com



10. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

10.1 Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:



  • Al menos una vez cada mes calendario
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA enviado, mediante correo electrónico a: servicioalcliente@asertempocolombia.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 303 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Telecopia.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA.

Una vez recibida la solicitud, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.2Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA. Enviado, mediante correo electrónico servicioalcliente@asertempocolombia.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 303 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.


11. Medidas de seguridad

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


Por otra parte, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (I, II, III, IV).



TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos
(públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Gestión de documentos y soportes
Control de acceso
Incidencias
Personal
Manual   Interno de Seguridad
1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados,borrados o destruido.

2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.

2. Lista actualizada de usuarios y accesosautorizados.
1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se aproducido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidascorrectoras.

2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.

2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.

1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal.

2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del ratamiento.
3.   Autorizacióndel   responsablepara la   salida de documentos   o soportes   pormedio   físico o electrónico.

4.   Sistema deetiquetado   oidentificación  deltipo deinformación.
5.   Inventario de soportes.
3.   Mecanismospara   evitar elacceso   a datoscon   derechosdistintos   de los Autorizados.
4. Concesión,alteración   o anulación   depermisos   por elpersonalautorizado

3.   Divulgaciónentre   el personal de las   normas yde Lasconsecuencias   delincumplimiento   delas   mismas


TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos


Bases   de datos no automatizadas

Archivo

Almacenamiento de documentos

Custodia   de documentos

1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que   garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el   ejercicio de los derechos de los Titulares.

1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que   impidan el acceso a personas no autorizadas.

1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.



Bases   de datos automatizadas

Identificación   y autenticación

Telecomunicaciones

  1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los   sistemas de información y verificación de su autorización.
  2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

1. Acceso a datos mediante redes seguras.


TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos


Bases   de datos automatizadas y no automatizadas

Auditoría

Responsable   de seguridad

Manual Interno de Seguridad

  1. Auditoría ordinaria (interna o externa)   cada dos meses.
  2. Auditoría   extraordinaria por modificaciones sustanciales en los   sistemas de información.
  3. Informe de   detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  4. Análisis y   conclusiones del responsable de seguridad y del responsable   del tratamiento.
  5. Conservación delInforme a disposición de la autoridad.

  1. Designación de uno o varios   responsables de seguridad.
  2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
  3. Prohibición   de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

1. Controles periódicos de cumplimiento

Bases   de datos automatizadas

Gestión de documentos y soportes

Control   de acceso

Identificación y autenticación

Incidencias

1.   Registro de entrada y salida   de documentos y
soportes:   fecha, emisor yreceptor,   número, tipo de
información,   forma de envío,responsable   de la Recepcióno   entrega.

1.   Control deacceso   al lugar o
lugares   donde seubican   los sistemasde   información.

1.   Mecanismo quelimite   el número deintentos   reiteradosde   acceso noautorizados.

1.   Registro de losprocedimientos   derecuperación   de los datos,persona   que los ejecuta,datos   restaurados y datos grabados  manualmente.

2.   Autorización delresponsable   del tratamientopara la   ejecución de losprocedimientos   derecuperación.


TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos


Bases   de datos no automatizadas

Control   de acceso

Almacenamiento de documentos

Copia o   reproducción

Traslado de documentación

  1. Acceso solo   para personal autorizado.
  2. Mecanismo de identificación de acceso.
  3. Registro de   accesos de usuarios no autorizados.

1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de   acceso protegidas con llaves u otras medidas.

  1. Solo por usuarios autorizados.
  2. Destrucción   que impida el acceso o recuperación de los   datos.

1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de   documentos.

Bases   de datos automatizadas

Gestión de documentos y soportes

Control   de acceso

Telecomunicaciones

  1. Sistema de etiquetado confidencial.
  2. Cifrado de datos.
  3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se   encuentren fuera.

  1. Registro de   accesos: usuario, hora, base de datosa la que accede, tipode acceso, registro al que accede.
  2. Control delregistro de accesos por el   responsable de seguridad. Informe mensual.
  3. Conservación de los datos: 2 años.

1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas   cifradas.



12. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales."


13.Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello,dicha base de datos ha sido creadasin un periodo de vigenciadefinido.

“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-11-25.”


DOCUMENTO INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

1.Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013,por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.


2.Definiciones

Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


3. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fineshistóricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el RegistroCivil de las personas


4.Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

  • Dirección: calle 77 # 13 47 oficina 303 BOGOTÁ D.C.,
  • Correo electrónico: servicioalcliente@asertempocolombia.com
  • Teléfono: 6401300


5.Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características de cada una de ellas.


6.Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 

Derechos de quejas y reclamos:La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

  • Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibidoo no haya sido autorizado.
  • Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechosy garantías constitucionales y legales.
  • Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datospersonales.
  • Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materiade Protección de Datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable  deltratamiento:Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones:El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.


7. Atención a los Titularesde datos

El Oficial de Protección de Datos de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.

8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

8.1 Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

  1. Al menos una vez cada mes calendario.
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA enviado, mediante correo electrónico a: servicioalcliente@asertempocolombia.com,indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 303 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la personaque lo representa, así como deldocumento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concretala solicitud de acceso o consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.


El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitidapor correo certificado o no. Fax.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA

Una vez recibida la solicitud, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.2 Derecho a quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA enviado, mediante correo electrónico a servicioalcliente@asertempocolombia.com,indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 303 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la personaque lo representa, así como deldocumento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presentela información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.


9. Medidas de seguridad

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).


TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos
(públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Gestión de documentos y soportes
Control de acceso
Incidencias
Personal
Manual   Interno de Seguridad
1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados,borrados o destruido.

2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos.
1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.

2. Lista actualizada de usuarios y accesosautorizados.
1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se aproducido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidascorrectoras.

2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.
1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.

2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.

1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal.

2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del ratamiento.
3.   Autorizacióndel   responsablepara la   salida de documentos   o soportes   pormedio   físico o electrónico.

4.   Sistema deetiquetado   oidentificación  deltipo deinformación.
5.   Inventario de soportes.
3.   Mecanismospara   evitar elacceso   a datoscon   derechosdistintos   de los Autorizados.

4. Concesión,alteración   o anulación   depermisos   por elpersonalautorizado

3.   Divulgaciónentre   el personal de las   normas yde Lasconsecuencias   delincumplimiento   delas   mismas


TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos


Bases   de datos no automatizadas

Archivo

Almacenamiento de documentos

Custodia   de documentos

1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que   garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el   ejercicio de los derechos de los Titulares.

1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que   impidan el acceso a personas no autorizadas.

1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.



Bases   de datos automatizadas

Identificación   y autenticación

Telecomunicaciones

  1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los   sistemas de información y verificación de su autorización.
  2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

1. Acceso a datos mediante redes seguras.


TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos


Bases   de datos automatizadas y no automatizadas

Auditoría

Responsable   de seguridad

Manual Interno de Seguridad

  1. Auditoría ordinaria (interna o externa)   cada dos meses.
  2. Auditoría   extraordinaria por modificaciones sustanciales en los   sistemas de información.
  3. Informe de   detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  4. Análisis y   conclusiones del responsable de seguridad y del responsable   del tratamiento.
  5. Conservación delInforme a disposición de la autoridad.

  1. Designación de uno o varios   responsables de seguridad.
  2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
  3. Prohibición   de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

1. Controles periódicos de cumplimiento

Bases   de datos automatizadas

Gestión de documentos y soportes

Control   de acceso

Identificación y autenticación

Incidencias

1.   Registro de entrada y salida   de documentos y
soportes:   fecha, emisor yreceptor,   número, tipo de
información,   forma de envío,responsable   de la Recepcióno   entrega.

1.   Control deacceso   al lugar o
lugares   donde seubican   los sistemasde   información.

1.   Mecanismo quelimite   el número deintentos   reiteradosde   acceso noautorizados.

1.   Registro de losprocedimientos   derecuperación   de los datos,persona   que los ejecuta,datos   restaurados y datos grabados  manualmente.

2.   Autorización delresponsable   del tratamientopara la   ejecución de losprocedimientos   derecuperación.


TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos


Bases   de datos no automatizadas

Control   de acceso

Almacenamiento de documentos

Copia o   reproducción

Traslado de documentación

  1. Acceso solo   para personal autorizado.
  2. Mecanismo de identificación de acceso.
  3. Registro de   accesos de usuarios no autorizados.

1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de   acceso protegidas con llaves u otras medidas.

  1. Solo por usuarios autorizados.
  2. Destrucción   que impida el acceso o recuperación de los   datos.

1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de   documentos.

Bases   de datos automatizadas

Gestión de documentos y soportes

Control   de acceso

Telecomunicaciones

  1. Sistema de etiquetado confidencial.
  2. Cifrado de datos.
  3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se   encuentren fuera.

  1. Registro de   accesos: usuario, hora, base de datosa la que accede, tipode acceso, registro al que accede.
  2. Control delregistro de accesos por el   responsable de seguridad. Informe mensual.
  3. Conservación de los datos: 2 años.

1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas   cifradas.



10. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales."


11. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello,dicha base de datos ha sido creadasin un periodo de vigenciadefinido.

“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-11-25.”


AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012 de Protección de Datos (LEPD) y normas que la reglamenten, el presente Aviso de Privacidad tiene como objeto obtener la autorización expresa e informada del Titular para el tratamiento y la transferencia de sus datos a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:

1. ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA identificada con el NIT No. 900007583, será el responsable del tratamiento de sus datos personales.

2. Con objeto de recibir una atención integral como cliente, los datos personales recabados serán tratados con las siguientes finalidades:

Realizar fidelización de clientes, gestión de estadísticas internas, marketing, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, venta a distancia, comercio electrónico y envío de comunicaciones comerciales sobre nuestros productos y/o servicios, Realizar gestión administrativa, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión fiscal, gestión de nómina, gestión de personal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal

3. Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre Datos Sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad.

4. La política de tratamiento de los datos del Titular, así como los cambios sustanciales que se produzcan en ésta, se podrán consultar en el siguiente correo electrónico: servicioalcliente@asertempocolombia.com

El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA a la dirección de correo electrónico servicioalcliente@asertempocolombia.com indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a calle 77 # 13 47 oficina 303 


Elaborado por: www.protecdatacolombia.com



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