POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSO NALES LEY 1581 DE 2012

1. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior

Esta política ser á aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

2. Definiciones

Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicació n verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus dato s pe rsonal es, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acce der a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos : Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinable.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesió n u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden esta r co ntenid os, entre otros , en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecu toriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan l a intimida d del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales , de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos d e oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales p or cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada , que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular : Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular . Mediante la aceptación de la presente política, todo titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COL OMBIA SA en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:

✓ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

✓ Datos de naturaleza pública.

✓ Casos de urgencia médica o sanitaria.

✓ Tratamiento de información autorizado por la ley p ara fines históricos, estadísticos o científicos.

✓ Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Calle 73 # 22 06 BOGOTÁ D.C. , Colombia

Correo electrónico:

protecciondedatos@asertempocolombia.com

Teléfono: 571 6401300.

5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

En el “Anexo 1. Información de Bases de da tos” s e presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa, la información y características d e cada una de ellas.

6. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los titula r es de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

1. Por el titular , quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos me dios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calida

3. Por el representante y/o apoderado del titular , previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro y para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes :

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

– Reclamo de corrección: Es e l derecho d el Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquel los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

– Reclamo de supresión: Es el derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

– Reclamo de revocación: Es el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

– Reclamo de infracción: Es el derecho del titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

Derecho a solicitar prueba de l a autorización otorgada al responsable del tratamiento:

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio queja s por infracciones: El titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

7. Atención a los Titular es de datos

El o la LÍDER DE OPERACIONES de ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA será el Oficial de protección de datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 3. Roles y Responsabilidades».

Teléfono : 6401300

Correo Electrónico:

protecciondedatos@asertempocolombia.com

8. Procedimientos para ejercer los derechos del titular

Derecho de acceso o consulta Según e l artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

1. Al menos una vez cada mes calendario.

2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA solamente podrá cobrar al titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA enviado, mediante correo electrónico a: proteccióndedatos@asertempocolombia.com , indican do en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 7 3 # 22 06 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
✓ Nombre y apellidos del titular.

✓ Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

✓ Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

✓ Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

✓ Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

✓ Visualización en pantalla.

✓ Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

✓ Fax.

✓ Correo electrónico u otro medio electrónico.

Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA U na vez recibida la solicitud, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta . Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.2. Derechos de quejas y reclamos

El titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA enviado, mediante correo electrónico a protecciondedatos@asertempocolombia.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acc eso o consulta”, o a través de correo postal remitido a calle 73 # 22 – 06 BOGOTÁ D.C., BOGOTÁ . La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del titular.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.

Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Trans curridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábil es. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cu ando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cu al en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Atención a los Titulares de datos

ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los en cargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación, se exponen las me d idas de seguridad implantadas por ASESORIAS Y SERVICIOS TEMPORALES DE COLOMBIA SA que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).

TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo d e datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Descargar PDF POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSO NALES LEY 1581 DE 2012